Wie Untersuchungen zeigen, wird in Verwaltungen von Unternehmen massiv Arbeitskraft vergeudet
Auf den ersten Blick sieht alles positiv aus. Nach der Lean-Production wird in deutschen Unternehmen nun auch die Verwaltung optimiert. Das Stuttgarter Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) rechnet die nächsten drei Jahre mit Produktivitätssteigerungen von insgesamt 18% in der Administration.
Diese Effizienzsteigerung könnte jedoch auch bis zu 30% betragen, wenn das Lean-Management konsequent umgesetzt würde. Wie eine Studie des IPA und des Bad Homburger Kaizen Institute mit 170 deutschen Firmen aller Größen und aus allen wichtigen Branchen zeigt, wird in den Verwaltungen deutscher Firmen aber rund ein Drittel der Arbeitszeit durch ineffiziente Arbeitsgänge verschwendet.
Unnötige Korrekturen und Rückfragen, Doppelte Bearbeitungsvorgänge, Wartezeiten auf dringende Rückrufe oder Berichte, unpünktlicher Beginn oder zeitliches Ausufern von Besprechungen binden wertvolle Arbeitskraft.
Diese Verschwendung geht vor allem zu Lasten der Kundenorientierung. Bei einer Mehrheit der Firmen sind drei oder mehr Organisationseinheiten an der Bearbeitung eines Auftrags beteiligt. An Schnittstellen zwischen den Abteilungen kommt es zu Zeitverlusten. Durchlaufzeiten schwanken stark, die Firma liefert unzuverlässig.
Zu allem Übel wissen viele Verantwortliche nicht, wo ihre Fehler liegen und wie sie diese beheben könnten. Sie sind oft nicht einmal in der Lage, Aussagen zu Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten in ihrer Verwaltung zu machen.
Bei zwei Dritteln der Unternehmen kommt es in mehr als 5% aller Organisationsprozesse zu Rückfragen - und damit zu Nacharbeiten. In einer automatisierten Lean-Production gelten höchstens 0,01% als tolerabel. Eine Hauptursache für die Verschwendung ist in erster Linie der ineffektive Umgang mit der EDV, welche nicht konsequent in die Abläufe eingebunden ist.
Obwohl die technischen Voraussetzungen zur Verbesserung durchaus gegeben sind, triumphiert am Ende die Ineffizienz.
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